Datenschutzerklärung

Information nach Art. 13 und 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Nutzer:innen der TP-Plattform (portal.tp-consultings.de).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher: Mike Loock (Einzelunternehmer)
Ringstraße 22, 96328 Küps
Mobil: 0162 9674836
E-Mail: tamilo74@web.de
Datenschutzbeauftragter: Aktuell nicht benannt, da die Schwellen nach § 38 BDSG nicht erreicht sind. Anfragen direkt an den Verantwortlichen oben.

2. Zweck der Verarbeitung

Die TP-Plattform ist das interne Mitarbeiter- und Führungsportal für die Thomas-Philipps-Märkte des Verantwortlichen. Sie dient insbesondere:

der Anmeldung und rollenbasierten Zugriffssteuerung (gemeinsamer Nutzerbestand mit dem Personalplaner),
der Anzeige betrieblicher Kennzahlen (Markt-Dashboards),
der Verteilung und Nachverfolgung von Aufgaben inkl. optionaler Foto-Nachweise und Rückmeldungen,
der Erstellung von Personaldokumenten und der Führung von Personalakten (nur für berechtigte Führungsrollen),
Schulungen und Unterweisungen mit Nachweis („Akademie“, z. B. Hygiene- und Kassenschulung),
der internen Wissensbasis „Tommy“ (Dokumentsuche und Frage-Antwort-Chat),
der Verwaltung eingehender Bewerbungen (Bewerbermanagement, nur für berechtigte Führungsrollen).

3. Datenkategorien

Anmeldedaten: Benutzername, Rolle, zugeordnete Märkte, Sitzungs-Cookie (Gültigkeit 8 Stunden)
Aufgabendaten: Titel, Beschreibung, Zuweisung, Status, Rückmeldungen, freiwillig hochgeladene Foto-Nachweise und Anhänge
Schulungsdaten: absolvierte Schulungen, Bestätigungen („gelesen & verstanden“), Quiz-Ergebnisse, Gültigkeitsdaten, Durchführungssprache — als gesetzlicher Unterweisungsnachweis
Personaldokumente: nur für Admin/Marktpartner zugängliche Vertrags- und HR-Dokumente sowie Personalakten-Uploads
Wissensbasis-Chat: eingegebene Fragen und die daraus erzeugten Antworten
Bewerberdaten: Kontaktdaten, Wunschstelle, Verfügbarkeit, eingereichte Unterlagen, Gesprächsbewertung und Absagegrund — zugänglich nur für berechtigte Führungsrollen des jeweiligen Markts
Einstellungs-Cookie: gewählte Anzeigesprache (Cookie „tp_sprache“, 1 Jahr)
Technisch erforderlich: Server-Logs (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite)

4. Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Arbeitsvertrags
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Unterweisungs- und Schulungsnachweise nach Lebensmittel- und Arbeitsschutzrecht)
§ 26 BDSG — Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und effizienter interner Information (Logs, Sitzungsverwaltung, Wissensbasis)

5. Empfänger

Hetzner Online GmbH: Hosting / Server-Betrieb in Nürnberg, Deutschland. Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Brevo SAS: E-Mail-Versand (z. B. Benachrichtigungen zu Aufgaben und Schulungen). Sitz in Paris, Frankreich. Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Anthropic (KI-Dienst): Für den Chat der Wissensbasis „Tommy“ werden die eingegebene Frage und die zur Beantwortung nötigen Dokumentauszüge an den KI-Dienst Anthropic übermittelt und dort ausschließlich zur Erzeugung der Antwort verarbeitet, nicht zum Training von KI-Modellen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit EU-Standardvertragsklauseln. Bitte geben Sie im Chat keine unnötigen personenbezogenen Daten ein.

6. Speicherdauer

Sitzungs-Cookie: 8 Stunden
Sprach-Cookie: 1 Jahr
Server-Logs: 90 Tage
Aufgaben inkl. Nachweise: für die Dauer der betrieblichen Nachvollziehbarkeit, anschließend Löschung
Schulungs-/Unterweisungsnachweise: gemäß den gesetzlichen Nachweispflichten (in der Regel mehrere Jahre)
Personaldokumente: entsprechend den arbeits- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis 10 Jahre, § 257 HGB, § 147 AO)
Bewerberdaten: bei Absage automatische Löschung 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG); bei Einstellung Übernahme in die Personalunterlagen
Backups: 30 Tage rollierend

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für Bayern ist dies:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

8. Sicherheit

Verschlüsselte Datenübertragung per HTTPS (TLS)
Anmeldung über den zentral geschützten Nutzerbestand des Personalplaners (Passwörter ausschließlich als bcrypt-Hash)
Rollen- und marktbezogene Zugriffssteuerung — jede Datei und jedes Dokument wird vor der Auslieferung serverseitig auf Berechtigung geprüft
Server-Zugang nur per SSH-Schlüssel; Datenbank nicht von außen erreichbar
Tägliche Datensicherung mit 30 Tagen Aufbewahrung

9. Automatisierte Einzelentscheidungen

Es findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO statt. Der Wissensbasis-Chat beantwortet Fragen zu Dokumenten, trifft aber keine Entscheidungen über Personen; alle personalrelevanten Entscheidungen trifft eine berechtigte Person manuell.

10. Stand und Änderungen

Diese Erklärung wird bei wesentlichen Änderungen an der Verarbeitung oder der Rechtslage aktualisiert.

Stand: 4. Juli 2026